6 ferramentas mais poderosas do que listas de tarefas para produtividade

As listas de afazeres são ótimas, mas certas tarefas, incluindo projetos de longo prazo, geralmente falham. Tente isso em vez disso.

POR STEPHANIE VOZZA

Listas de tarefas podem ser uma boa maneira para gravar tarefas que precisam ser concluídas, para que você não se esqueça de fazê-las. Para muitos de nós, porém, eles também podem se tornar uma distração. É fácil criar um inventário interminável de tarefas e projetos que o mantêm tão ocupado que você evita fazer grandes projetos que lhe dão impulso em sua carreira. Soa familiar?

“Se tudo o que você vive é uma lista de tarefas diárias, você simplesmente estará gerenciando crises e não estará necessariamente realizando o que mais importa”, diz Sean Covey, que acrescentou novos insights à próxima edição do 30º aniversário do clássico Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes por seu falecido pai Stephen Covey.

Se você quiser seguir em frente em vez de simplesmente verificar as coisas, considere estas seis técnicas que podem ajudar:

1. UMA DECLARAÇÃO DE MISSÃO PESSOAL

Uma abordagem melhor para gerenciar seu tempo e fazer as coisas é começar desenvolvendo uma declaração de missão pessoal, que serve como uma constituição pessoal, diz Covey. “Não precisa ser longo ou profundo, mas simplesmente uma declaração, que captura o que você é”, diz ele. “É assim que se começa com o fim em mente.”

Covey sugere planejar seu tempo semanalmente, em vez de fazê-lo diariamente, identificando suas maiores prioridades para a semana. Quando você combina sua missão pessoal e suas maiores prioridades, as coisas que você faz todos os dias estarão alinhadas com o que mais importa para você.

2. UMA AUDITORIA DE ENERGIA E ATENÇÃO

O problema com as listas de tarefas é que elas jogam todos os tipos de tarefas em um balde, pensando que você pode passar de uma para outra sem problemas. Mas nossa atenção e foco não funcionam assim, diz Maura Nevel Thomas, autora de Gestão da Atenção: Como Criar Sucesso e Ganhar Produtividade Todos os Dias. Ela sugere dividir as tarefas em duas categorias: “baixa atenção” e “alta atenção”. Em seguida, passe o dia fazendo coisas que correspondam à sua energia.

Por exemplo, tarefas de baixa atenção podem incluir a limpeza de notificações de comunicação, como textos, e-mails e mensagens instantâneas, e tarefas de alta atenção podem incluir escrever um artigo ou fazer projeções de orçamento. Estar atento e combinar as tarefas que precisam ser feitas com seu nível de atenção pode ajudá-lo a fazer mais em menos tempo.

“Se houver outro adulto em sua casa, cuide das crianças nos turnos e faça as tarefas de baixa atenção quando você estiver no comando das crianças e as tarefas de alta atenção quando seu parceiro estiver no comando das crianças”, diz Nevel Tomás. “Se você é um cuidador solteiro em sua casa, trabalhe nas tarefas de alta atenção quando as crianças estiverem do lado de fora, ocupadas com um vídeo ou tirando uma soneca.”

3. UM AMIGO DE RESPONSABILIDADE (OU APLICATIVO)

Outra poderosa ferramenta de produtividade é um amigo de responsabilidade que pode dar um bom exemplo de trabalho focado, diz Hillary Rettig, autora de vários livros de produtividade, incluindo o próximo Produtividade é poder: cinco práticas libertadoras para graduandos. Os amigos de responsabilidade servem como motivação para realizar o que você planeja fazer no dia, mantendo os pés no fogo.

Se você não tem com quem confiar, Rettig recomenda Focusmate, um aplicativo que combina você com um parceiro de responsabilidade para uma sessão de coworking virtual ao vivo para que você permaneça focado na tarefa.

“O Focusmate ajuda a resolver um dos principais problemas e paradoxos do trabalho de produtividade”, diz Rettig. “Muitas tarefas exigem solidão para pensar e se concentrar, mas ao mesmo tempo somos criaturas intensamente sociais que tendem a não lidar bem com a solidão.” O Focusmate automatiza o processo de encontrar um e fornece acesso a uma comunidade global de amigos trabalhadores.

4. PERGUNTAS DIÁRIAS

Consultor de liderança Jones Loflin, autor de Sempre crescendo, mantém-se na linha e motivado terminando o dia respondendo a perguntas diárias.

“Adoro o trabalho do [renomado coach de negócios] Marshall Goldsmith em torno da ideia de perguntas diárias”, diz ele. “Você cria uma série de perguntas que deseja fazer a si mesmo no final de cada dia para garantir que esteja focado nas coisas certas. E você se avalia de acordo com o quão bem você se saiu.”

Por exemplo, uma das perguntas que Loflin se faz é: “Eu fiz o meu melhor para investir pelo menos 15 minutos no cultivo de um relacionamento mais forte com alguém?”

“Tenho perguntas criadas para as três áreas principais da minha vida: trabalho, eu e relacionamentos”, diz ele. “Eu mudo as perguntas conforme necessário. Como sou competitivo, quero obter a maior pontuação possível a cada dia, para que as perguntas estejam na minha mente ao longo do dia.”

5. UMA HORA DE ENERGIA

Outra maneira de obter tração é reservar pelo menos uma “hora de energia” por dia, agendada em seu calendário com antecedência, sugere Lisa Zaslow, fundadora da Organizadores de Gotham. Durante esse tempo, você se concentra em fazer o que é mais importante.

“Sem interrupções, sem brincadeiras”, diz ela. “Defina um alarme para saber quando a hora acabou.”

Uma hora focada geralmente é tempo suficiente para fazer muita coisa, geralmente mais do que você pensa, acrescenta Zaslow.” Hoje em dia, onde as pessoas estão trabalhando em casa, ensinando seus filhos em casa e se ajustando a um ambiente em rápida mudança, pode parecer mais administrável espremer uma hora super produtiva do que ter a possibilidade irreal de trabalhar com desempenho máximo o dia todo. " ela diz.

6. METAS BEM DEFINIDAS

Ser produtivo é passar a maior parte do tempo fazendo o que está alinhado com seus objetivos mais importantes, diz o consultor de estratégia e gestão de negócios Hamish Mackenzie, fundador da Consultoria Hamish Mackenzie.

“Não tenha mais do que três metas anuais estratégicas bem definidas ao mesmo tempo”, diz ele. Mackenzie sugere dividi-las em três submetas trimestrais e três mensais, dividindo-as ainda mais em etapas de ação que não levam mais de duas horas para serem concluídas.

“No início de cada semana, atribua essas tarefas a dias e horários específicos em ordem de prioridade – no máximo três por dia”, diz ele. “Todas as noites, abra todos os materiais necessários para atacar sua tarefa mais importante no dia seguinte. E todas as manhãs, complete sua tarefa mais importante antes de fazer qualquer outra coisa.”

Os fãs obstinados da lista de tarefas não precisam abandonar a lista completamente, mas saiba que ela não deve ser a única ferramenta em sua caixa de ferramentas de produtividade. Produtividade é fazer as coisas certas na hora certa.


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