Como fazer mais fazendo menos

Perguntamos a cinco pessoas superprodutivas como elas reduzem tarefas específicas que desperdiçam tempo e otimizam as necessárias.

POR GWEN MORAN

PrioritizarTrabalhe de forma mais inteligentePratique o autocuidado. Não faltam conselhos e estratégias para um ótimo desempenho e aumento da produtividade.

Mas que tal fazer menos? Imagine se você pudesse simplesmente eliminar tarefas desnecessárias de sua lista de tarefas – ou encontrar maneiras de eliminá-las em primeiro lugar – e ainda fazer mais.

Cortar tarefas desnecessárias de sua vida e simplificar essas tarefas obrigatórias pode liberar tempo que é melhor gasto em outras áreas. Aqui estão alguns líderes empresariais que encontraram maneiras de fazer exatamente isso:

ABANDONE REUNIÕES DESNECESSÁRIAS

A maioria de nós gastar muito tempo em reuniões. Douglas Ferguson, fundador da consultoria de negócios e inovação Controle de tensão e autor de Além do protótipo, está em uma missão para livrar o mundo de reuniões inúteis.

Em sua empresa, cada reunião deve ter uma agenda específica que seja mais do que uma lista de pontos de discussão e um propósito e resultado declarados. Se você não definir a expectativa e o resultado da reunião antecipadamente, as pessoas podem não ter clareza sobre o que precisa acontecer para um resultado bem-sucedido, diz ele.

Seja específico sobre o tópico e quem é responsável por participar de várias maneiras (por exemplo, fornecendo informações, delegando tarefas, tomando uma decisão etc.). “Muitas vezes, isso exporá o fato de que sua reunião sobreviveu ao seu propósito e [você] simplesmente não pode tê-la”, diz ele.

FAÇA UMA COISA DE CADA VEZ

Consultor de liderança Lars Sudmann, ex-diretor financeiro da Procter & Gamble Belgium, descobre que é capaz de otimizar seu trabalho agrupando tarefas semelhantes - um processo que ele chama de "boxe".

Time-boxing com foco em um projeto ou tipo de trabalho, como escrever, por um período de tempo específico. O boxe de estrutura aplica um processo específico para fazer algo. Ao definir uma estrutura, ou “caixa”, em torno da forma como algo deve ser feito, você simplifica o processo e elimina o desperdício de esforços que não são tão eficazes, diz ele.

“O famoso One Page Memo da P&G é um exemplo disso”, diz ele. “Com isso, as pessoas podem começar imediatamente. Esse também é o poder do boxe – ele permite profundidade, em vez de amplitude, e você não precisa perder tempo pensando em como abordar [uma tarefa].”

DERRAMAR DECISÕES DESNECESSÁRIAS

Em qualquer dia, Ben Midgley, CEO da Franquia Crunch Fitness, levanta-se entre 4h30 e 5h, limpa o e-mail, lê as notícias, malha e vai para o escritório. Ele agenda suas refeições no mesmo horário e não se preocupa com o que come, desde que seja saudável.

Ele sai da porta de seu escritório às 18h para passar um tempo com sua família – telefone desligado. Ele ainda mantém a mesma hora de dormir para garantir que ele durma o suficiente para ser mais produtivo.

Embora isso possa parecer um pouco como viver em dia da Marmota, Midgley diz que ter hábitos e rotinas elimina decisões desnecessárias e permite que ele seja mais produtivo e tenha tempo para o que é importante em sua vida. Ao manter uma rotina estável, ele está em casa para ler histórias para suas filhas na maioria das noites, diz ele. “Se você torna sua vida o mais previsível possível e sabe que está programando um tempo de qualidade no tempo que tem, sempre acreditei que você poderia fazer tanto em cinco horas quanto a maioria das pessoas faria em oito.”

APERFEIÇOE AS TAREFAS DIÁRIAS

Em um nível mais granular, os sistemas podem simplificar tarefas e eliminar etapas desnecessárias. Os líderes normalmente trabalham longas horas porque estão apagando incêndios, diz Raven Beria, fundadora da Brandalaxy, uma empresa de consultoria de marcas. “O que normalmente causa esses incêndios é a falta de sistemas e processos implementados”, diz ele.

Quando você tem um sistema, a maneira como as coisas são feitas nunca está em questão, diz ele. Mapeie o “quem, o quê e como” da tarefa. Você também pode observar o tempo gasto e avaliar se existem formas mais eficazes ou eficientes de alcançar o mesmo resultado.

Fazer isso exige algum trabalho inicial, mas pode economizar muito tempo. Também pode facilitar o treinamento, o que pode ajudá-lo a delegar de forma mais eficaz. “Ao ter processos documentados, tanto para nossa vida pessoal quanto profissional, não precisamos desperdiçar tanta energia mental pensando no que precisamos fazer”, diz ele.

AUTOMATIZE TUDO O QUE PUDER

Embora possam exigir um investimento de tempo e dinheiro para configurar, ferramentas e aplicativos de automação podem reduzir um enorme número de tarefas, diz consultora de estratégia e liderança Carla Wood. “Costumo construir planilhas robustas para clientes com milhares de cálculos integrados para acompanhar todos os seus KPIs, receita, resultados de equipe, etc. simplesmente inserindo cerca de 10 informações por cliente ou novo negócio conquistado. Isso significa que são necessários apenas três minutos por negócio conquistado para acompanhar todas as principais prioridades de sua equipe, eliminando a necessidade de horas de coleta e reorganização semanal, mensal, trimestral ou anual”, diz ela.

Wood também recomenda ferramentas de gerenciamento de projeto baseadas em assinatura e sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente que podem criar fluxos de trabalho automatizados ou manuais ou planos de atividades com lembretes. “Você pode escolher aqueles que falam entre si ou usar uma ferramenta como o Zapier para vincular suas funcionalidades”, diz ela.

PARAR DE TRABALHAR SEMPRE

Você precisa de pausas. Não importa o quanto você tente superar, a ciência nos diz que fazer isso geralmente leva a retornos decrescentes. Então, faça essa caminhada. Sai para almoçar. Passe um tempo malhando. Ou, como Ferguson, não agende nada às terças-feiras.

“As terças-feiras são o meu dia fortuito em que [cuido] das coisas que surgem que precisam ser abordadas, ou posso simplesmente tirar o dia de folga e aproveitar o tempo relaxando e recarregando”, diz ele. Depois que um diagnóstico de diabetes o levou a passar mais tempo se exercitando, suas terças-feiras livres lhe dão tempo para se recuperar ou aproveitar outras maneiras de recarregar, o que o torna mais eficiente no geral. Para conseguir esse tempo, ele diz, ele precisa ser disciplinado sobre como ele gasta seu tempo nos outros dias também.

Às vezes, o segredo para fazer mais não é otimizar cada minuto, mas encontrar as coisas que você pode selecionar em sua agenda. Dessa forma, você não apenas reduz o tempo gasto em tarefas não essenciais, mas também pode encontrar mais tempo para si mesmo.


Gwen Moran escreve sobre negócios, dinheiro e diversos outros tópicos para as principais publicações e sites. Ela foi nomeada uma das 100 principais campeãs do Small Business Influencer Awards em 2015, 2014 e 2012 e é coautora de The Complete Idiot's Guide to Business Plans (Alpha, 2010) e vários outros livros Mais

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