EMPRESA RÁPIDA: Como transformar sua lista de tarefas em uma ferramenta poderosa de produtividade
Provavelmente, será necessário mudar sua mentalidade de algumas maneiras importantes.
POR STEPHANIE VOZZA
Uma lista de tarefas pode ser uma ferramenta útil para executar o seu dia, mas também pode ser um lugar onde as tarefas permanecem e morrem. Se você terminar o dia com as coisas desfeitas ou se continuar carregando tarefas para o próximo dia ou semana, você precisa de uma reforma na lista de tarefas - uma verificação da realidade de como você gasta seu tempo, bem como suas expectativas.
SAIBA O QUE É IMPORTANTE
A maioria das pessoas anda por aí sem saber quais são suas prioridades, diz Romi Neustadt, autora de Você pode ter tudo, mas não ao mesmo tempo. “Você tem que começar por aí antes de chegar à sua lista de tarefas”, diz ela. “Nossas prioridades são as coisas mais importantes para nós agora – tempo presente. Não servi-los é inegociável.”
Neustadt diz que realmente só temos a largura de banda para ter duas ou três prioridades. “Caso contrário, não estamos vivendo autenticamente e estamos dispersos e insatisfeitos, preenchendo o tempo com coisas que não importam para nós.”
Depois de conhecer suas prioridades, tudo em sua lista de tarefas deve servi-las. “O que é incrivelmente importante é ouvir os 'deveria', esteja você dizendo em voz alta ou em sua cabeça”, diz ela. “As pessoas estão 'devendo' em todo lugar. Quando você ouve ou pensa 'deveria', você não está atendendo às suas prioridades.”
DÊ UM VALOR ÀS TAREFAS
Se você trabalha para si mesmo ou para outra pessoa, considere-se o CEO do seu dia. Olhe para sua lista de tarefas e atribua a cada tarefa uma métrica ou valor, como um valor de dólar por hora que você pode ter que pagar a outra pessoa para fazê-lo, sugere Rachel Cozinheira, coach de estratégia de empreendedorismo.
“Ao atribuir valores de dólar por hora a tarefas específicas, isso garante que você utilize seus recursos corretamente”, diz ela. “Pontue tarefas de $10 por hora para tarefas administrativas até $10.000 por hora para estratégias de alto nível e tarefas relacionadas a vendas. Essa abordagem fornece clareza instantânea sobre como você está investindo seu tempo em seus negócios.”
MEDIR A URGÊNCIA DE UMA TAREFA
Cook gosta de usar o Matriz de Eisenhower para dividir uma lista mestra de tarefas em quatro seções: “urgente e importante”, “não urgente, mas importante”, “urgente e não importante e “não importante e não urgente”.
Tarefas urgentes e importantes devem ser feitas hoje. Aqueles que são importantes, mas não urgentes, devem ser agendados para mais tarde. Se uma tarefa é urgente, mas não importante, deve ser delegada a outra pessoa. E uma tarefa que não é importante e não urgente deve ser eliminada.
“Usando a Matriz de Eisenhower, você deseja gastar a maior parte do seu tempo em tarefas que são importantes, mas ainda não urgentes – na faixa de $1.000 a $10.000 usando o CEO Scorecard”, diz ela. “É assim que você fica à frente dessa lista de tarefas e se move. . . frente."
COLOQUE AS COISAS DIFÍCEIS PRIMEIRO
É uma tendência humana colocar tarefas fáceis no topo da lista de tarefas porque é bom eliminar algo, diz Neustadt. “A realidade é que as coisas difíceis são o que move a agulha e impacta nossa vida”, diz ela. “O difícil é quando você está realmente fazendo coisas que atendem às suas prioridades.”
Embora fazer coisas fáceis possa lhe dar um sinal de realização, elas também podem ser uma forma de procrastinação, diz Neustadt. “Quando você faz as coisas fáceis e não tem tempo para as coisas difíceis, você deixa o medo vencer”, diz ela. “Colocar outras coisas no topo da lista de tarefas é uma desculpa para não fazer coisas difíceis.”
SEJA ESPECÍFICO
Não deixe sua lista de tarefas se transformar em uma lista de blob, adverte Paul Rulkens, presidente da Agripa Consultoria Internacional. “Um blob é uma ação vaga, indefinida e pouco clara”, diz ele. “Qualquer ação em sua lista de tarefas deve, portanto, ter um resultado muito específico.”
Além de definir a ação, também atribua um prazo específico para cada tarefa, diz o Dr. AJ Marsden, professor assistente de serviços humanos e psicologia da Colégio Beacon. “Você deve considerar a importância de cada tarefa e qual o prazo para concluir essa tarefa”, diz ela. “Considere agrupar tarefas semelhantes.”
Se uma tarefa for grande, Marsden recomenda dividi-la em seções ou fases a serem concluídas ao longo de alguns dias.
FAÇA UMA CORRIDA DA LISTA DE TAREFAS
A parte mais difícil de lidar com sua lista de tarefas pode ser realmente começar. A treinadora de carreira Caroline Ouwerkerk do Caroline Ouwerkerk Consultoria sugere trabalhar em “sprints” para ver o quanto você pode fazer em 60 minutos.
“Outra maneira de fazer isso é definir um cronômetro para 15 minutos – e se comprometer a não verificar seu telefone ou ceder a distrações até que o cronômetro apague”, diz ela. “Muitas vezes, isso é tudo o que é preciso para superar sua resistência inicial e entrar em um bom ritmo de trabalho.”
Se o seu telefone for uma distração demais, Ouwerkerk recomenda usar o aplicativo da floresta, onde você pode “plantar” árvores virtuais que “crescem” se você não interagir com seu telefone por um determinado período de tempo. “Depois de um tempo, você ficará obcecado em cultivar seu jardim virtual cheio de diferentes variedades de árvores, flores e arbustos – e terminar sua lista de tarefas no processo”, diz ela.
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Ótimas dicas.