How to get more done by doing less

Wir haben fünf superproduktive Menschen gefragt, wie sie bestimmte zeitraubende Aufgaben reduzieren und die notwendigen Aufgaben rationalisieren.

VON GWEN MORAN

Priorisieren. Arbeite klüger. Übe Selbstfürsorge. An Ratschlägen und Strategien zur optimalen Leistung und Steigerung der Produktivität mangelt es nicht.

Aber wie wäre es, einfach weniger zu tun? Stellen Sie sich vor, Sie könnten unnötige Aufgaben einfach von Ihrer To-Do-Liste streichen – oder Wege finden, sie von vornherein zu eliminieren – und trotzdem mehr erledigen.

Wenn Sie unnötige Aufgaben aus Ihrem Leben streichen und die Dinge, die Sie unbedingt erledigen müssen, rationalisieren, können Sie Zeit gewinnen, die Sie besser für andere Bereiche nutzen können. Hier sind einige Unternehmensführer, die Wege gefunden haben, genau das zu tun:

Vermeiden Sie unnötige Treffen

Die meisten von uns zu viel Zeit in Besprechungen verbringen. Douglas Ferguson, Gründer der Unternehmens- und Innovationsberatung Spannungsregelung und Autor von Jenseits des PrototypsEr hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Welt von nutzlosen Meetings zu befreien.

In seinem Unternehmen muss jede Besprechung eine bestimmte Tagesordnung haben, die mehr ist als eine Liste von Gesprächsthemen und einen erklärten Zweck und ein bestimmtes Ergebnis. Wenn man die Erwartungen und das Ergebnis des Meetings nicht im Voraus festlegt, ist den Leuten möglicherweise nicht klar, was für ein erfolgreiches Ergebnis passieren muss, sagt er.

Machen Sie eine genaue Beschreibung des Themas und wer für die Beteiligung auf verschiedene Weise verantwortlich ist (z. B. Beiträge liefern, Aufgaben delegieren, Entscheidungen treffen usw.). „Oft wird dadurch deutlich, dass Ihr Meeting seinen Zweck überlebt hat und Sie es einfach nicht haben können“, sagt er.

Machen Sie immer nur eine Sache

Führungsberater Lars Sudmann, ehemaliger Finanzvorstand von Procter & Gamble Belgien, stellt fest, dass er seine Arbeit durch die Gruppierung ähnlicher Aufgaben rationalisieren kann – ein Prozess, den er „Boxen“ nennt.

Time-Boxing konzentriert sich auf ein Projekt oder eine Art von Arbeit, z. B. Schreiben, für einen bestimmten Zeitraum. Framework-Boxen wendet einen bestimmten Prozess an, um etwas zu tun. Indem man einen Rahmen oder eine „Box“ dafür definiert, wie etwas erledigt werden soll, rationalisiert man den Prozess und eliminiert verschwenderische Anstrengungen, die nicht so effektiv sind, sagt er.

„Das berühmte P&G One Page Memo ist ein Beispiel dafür“, sagt er. „Damit können die Leute sofort loslegen. Das ist auch die Kraft des Boxens – es ermöglicht Tiefe statt Breite, und man muss keine Zeit damit verschwenden, darüber nachzudenken, wie man [eine Aufgabe] angeht.“

SCHLIESSEN SIE UNNÖTIGE ENTSCHEIDUNGEN AB

An jedem beliebigen Tag ist Ben Midgley, CEO von Crunch Fitness-Franchise, steht zwischen 4:30 und 5 Uhr morgens auf, räumt seine E-Mails ab, liest die Nachrichten, trainiert und geht ins Büro. Er plant seine Mahlzeiten zur gleichen Zeit und macht sich keine Sorgen darüber, was er isst, solange es gesund ist.

Um 18 Uhr verlässt er sein Büro, um Zeit mit seiner Familie zu verbringen – ohne Telefon. Er hält sogar die gleichen Schlafenszeiten ein, um sicherzustellen, dass er genug Schlaf bekommt, um möglichst produktiv zu sein.

Während sich das vielleicht ein wenig wie ein Leben anfühlt Tag des MurmeltiersMidgley sagt, dass Gewohnheiten und Routinen unnötige Entscheidungen überflüssig machen und es ihm ermöglichen, höchst produktiv zu sein und Zeit für das zu haben, was in seinem Leben wichtig ist. Indem er eine feste Routine einhält, ist er an den meisten Abenden zu Hause, um seinen Töchtern Geschichten vorzulesen, sagt er. „Wenn man sein Leben so vorhersehbar wie möglich gestaltet und weiß, dass man in der Zeit, die man hat, wertvolle Zeit [einplant], dann habe ich immer geglaubt, dass man in fünf Stunden so viel schaffen kann wie die meisten Menschen in acht.“

OPTIMIEREN SIE TÄGLICHE AUFGABEN

Auf einer detaillierteren Ebene können Systeme Aufgaben rationalisieren und unnötige Schritte eliminieren. Führungskräfte arbeiten normalerweise lange, weil sie Brände löschen, sagt Raven Beria, Gründer von Brandalaxie, ein Markenberatungsunternehmen. „Die Ursache dieser Brände sind normalerweise fehlende Systeme und Prozesse“, sagt er.

„Wenn man ein System hat, steht die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden, nie in Frage“, sagt er. Planen Sie das „Wer, Was und Wie“ der Aufgabe. Sie können auch die aufgewendete Zeit notieren und bewerten, ob es effektivere oder effizientere Möglichkeiten gibt, das gleiche Ergebnis zu erzielen.

Dies erfordert im Vorfeld einiges an Arbeit, kann aber enorm viel Zeit sparen. Es kann auch Schulungen erleichtern, die Ihnen helfen können, effektiver zu delegieren. „Indem wir Prozesse sowohl für unser Privat- als auch für unser Berufsleben dokumentiert haben, müssen wir nicht so viel mentale Energie darauf verschwenden, darüber nachzudenken, was wir tun müssen“, sagt er.

Automatisieren Sie alles, was Sie können

Während die Einrichtung möglicherweise Zeit und Geld erfordert, können Automatisierungstools und Apps eine enorme Anzahl von Aufgaben reduzieren, heißt es Strategie- und Führungsberaterin Carla Wood. „Ich erstelle für meine Kunden oft robuste Tabellenkalkulationen mit Tausenden von integrierten Berechnungen, um alle ihre KPIs, Einnahmen, Teamergebnisse usw. zu verfolgen, indem ich einfach etwa 10 Informationen pro Kunde oder gewonnenem Neugeschäft eingebe. Das bedeutet, dass Sie pro gewonnenem Geschäft nur drei Minuten benötigen, um den Überblick über alle wichtigen Prioritäten Ihres Teams zu behalten, wodurch stundenlanges wöchentliches, monatliches, vierteljährliches oder jährliches Zusammentragen und Neuorganisieren entfällt“, sagt sie.

Wood empfiehlt außerdem abonnementbasierte Projektmanagement-Tools und Kundenbeziehungsmanagementsysteme, mit denen automatisierte oder manuelle Arbeitsabläufe oder Aktivitätspläne mit Erinnerungen erstellt werden können. „Sie können diejenigen auswählen, die miteinander kommunizieren, oder ein Tool wie Zapier verwenden, um ihre Funktionalität miteinander zu verknüpfen“, sagt sie.

Hören Sie ständig auf zu arbeiten

Du brauchst Pausen. Egal wie sehr du versuchst durchzukommen, Die Wissenschaft sagt uns, dass dies der Fall ist führt in der Regel zu sinkenden Erträgen. Also, machen Sie diesen Spaziergang. Gehen Sie zum Mittagessen aus. Verbringen Sie Zeit mit Training. Oder planen Sie, wie Ferguson, dienstags nichts ein.

„Dienstags sind für mich zufällige Tage, an denen ich mich um Dinge kümmere, die anfallen und angegangen werden müssen, oder ich kann mir einfach den Tag frei nehmen und die Zeit zum Entspannen und Auftanken genießen“, sagt er. Nachdem eine Diabetes-Diagnose ihn dazu veranlasste, mehr Zeit mit Sport zu verbringen, gibt ihm sein freier Dienstag Zeit zur Erholung oder nutzt andere Möglichkeiten zum Aufladen, was ihn insgesamt leistungsfähiger macht. Um diese Zeit zu nutzen, sagt er, muss er auch an anderen Tagen diszipliniert sein, wie er seine Zeit verbringt.

Manchmal liegt der Schlüssel zu mehr Leistung nicht darin, jede Minute zu optimieren, sondern darin, die Dinge zu finden, die Sie aus Ihrem Zeitplan herausholen können. So reduzieren Sie nicht nur den Zeitaufwand für unwesentliche Aufgaben, sondern finden auch mehr Zeit für sich selbst.

Gwen Moran schreibt über Wirtschaft, Geld und verschiedene andere Themen für führende Publikationen und Websites. Sie wurde 2015, 2014 und 2012 zum Top 100 Champion der Small Business Influencer Awards ernannt und ist Co-Autorin von The Complete Idiot's Guide to Business Plans (Alpha, 2010) und mehreren anderen Büchern Mehr

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