How to get more done by doing less

Nous avons demandé à cinq personnes ultra-productives comment elles réduisaient certaines tâches chronophages et rationalisaient celles qui étaient nécessaires.

PAR GWEN MORAN

Prioriser. Travaillez plus intelligemment. Prendre soin de soi. Les conseils et les stratégies ne manquent pas pour fonctionner de manière optimale et améliorer la productivité.

Mais pourquoi ne pas en faire moins ? Imaginez si vous pouviez simplement supprimer les tâches inutiles de votre liste de tâches (ou trouver des moyens de les éliminer en premier lieu) tout en continuant à en faire plus.

Supprimer les tâches inutiles de votre vie et rationaliser ces tâches incontournables peut libérer du temps qu'il serait préférable de consacrer à d'autres domaines. Voici quelques chefs d’entreprise qui ont trouvé des moyens d’y parvenir :

ABANDONNÉ LES RÉUNIONS INUTILES

La plupart d'entre nous passer trop de temps en réunion. Douglas Ferguson, fondateur du cabinet de conseil en affaires et en innovation Contrôle de tension et auteur de Au-delà du prototype, a pour mission de débarrasser le monde des réunions inutiles.

Dans son entreprise, chaque réunion doit avoir un ordre du jour spécifique qui est plus qu'une liste de points de discussion et un objectif et un résultat déclarés. Si vous ne définissez pas dès le départ les attentes et le résultat de la réunion, les gens risquent de ne pas savoir clairement ce qui doit se passer pour qu'elle aboutisse, dit-il.

Soyez précis sur le sujet et indiquez qui est responsable de la participation de diverses manières (par exemple, apporter votre contribution, déléguer des tâches, prendre une décision, etc.). « Bien souvent, cela révèle que votre réunion a dépassé son objectif et que vous ne pouvez tout simplement pas l'avoir », dit-il.

FAIRE UNE CHOSE À LA FOIS

Conseiller en direction Lars Sudmann, ancien directeur financier de Procter & Gamble Belgique, constate qu'il est capable de rationaliser son travail en regroupant des tâches similaires – un processus qu'il appelle « boxe ».

Time-boxing se concentrant sur un projet ou un type de travail, comme l'écriture, pendant une période de temps spécifique. Le framework boxing applique un processus spécifique pour faire quelque chose. En définissant un cadre, ou une « boîte », autour de la manière dont quelque chose doit être fait, vous rationalisez le processus et éliminez les efforts inutiles qui ne sont pas aussi efficaces, dit-il.

« Le célèbre P&G One Page Memo en est un exemple », dit-il. « Grâce à cela, les gens peuvent commencer immédiatement. C'est aussi le pouvoir de la boxe : elle permet de la profondeur plutôt que de l'ampleur, et vous n'avez pas à perdre de temps à réfléchir à la façon dont vous abordez [une tâche].

ABANDONNÉ LES DÉCISIONS INUTILES

Chaque jour, Ben Midgley, PDG de Franchise Crunch Fitness, se lève entre 4h30 et 5h du matin, efface ses e-mails, lit les actualités, s'entraîne et se dirige vers le bureau. Il planifie ses repas à la même heure et ne se soucie pas de ce qu'il mange, du moment que c'est sain.

Il sort de son bureau à 18 heures pour passer du temps avec sa famille – sans téléphone. Il garde même la même heure de coucher pour s’assurer de dormir suffisamment pour être le plus productif possible.

Même si cela peut donner l'impression de vivre dans jour de la marmotte, Midgley dit qu'avoir des habitudes et des routines élimine la prise de décision inutile et lui permet d'être plus productif et d'avoir du temps pour ce qui est important dans sa vie. En gardant une routine stable, il rentre à la maison presque tous les soirs pour lire des histoires à ses filles, dit-il. "Si vous rendez votre vie aussi prévisible que possible et savez que vous [planifiez] du temps de qualité dans le temps dont vous disposez, alors j'ai toujours pensé que vous pouviez faire autant de choses en cinq heures que la plupart des gens pourraient le faire en huit."

Rationalisez les tâches quotidiennes

À un niveau plus granulaire, les systèmes peuvent rationaliser les tâches et éliminer les étapes inutiles. Les dirigeants consacrent généralement de longues heures à éteindre les incendies, explique Raven Beria, fondateur de Brandalaxy, un cabinet de conseil en marque. « La cause habituelle de ces incendies est le manque de systèmes et de processus en place », dit-il.

Quand on a un système, la façon dont les choses sont faites n'est jamais remise en question, dit-il. Cartographiez le « qui, quoi et comment » de la tâche. Vous pouvez également noter le temps passé et évaluer s'il existe des moyens plus efficaces ou plus efficients d'obtenir le même résultat.

Cela demande un certain travail au départ, mais peut faire gagner énormément de temps. Cela peut également faciliter la formation, ce qui peut vous aider à déléguer plus efficacement. « En disposant de processus documentés, tant pour notre vie personnelle que professionnelle, nous n'avons pas besoin de gaspiller autant d'énergie mentale à réfléchir à ce que nous devons faire », dit-il.

AUTOMATISEZ TOUT CE QUE VOUS POUVEZ

Même si leur mise en place peut nécessiter un investissement de temps et d'argent, les outils et applications d'automatisation peuvent réduire un nombre considérable de tâches, explique Carla Wood, consultante en stratégie et leadership. «Je crée souvent pour mes clients des feuilles de calcul robustes avec des milliers de calculs intégrés pour suivre tous leurs KPI, leurs revenus, les résultats de leur équipe, etc. en saisissant simplement environ 10 informations par client ou par nouvelle affaire gagnée. Cela signifie qu'il ne faut que trois minutes par affaire gagnée pour suivre toutes les priorités clés de votre équipe, éliminant ainsi le besoin d'heures de collecte et de réorganisation hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles », dit-elle.

Wood recommande également des outils de gestion de projet par abonnement et des systèmes de gestion de la relation client qui peuvent créer des flux de travail automatisés ou manuels ou des plans d'activité avec des rappels. «Vous pouvez choisir ceux qui communiquent entre eux ou utiliser un outil comme Zapier pour relier leurs fonctionnalités», dit-elle.

ARRÊTEZ DE TRAVAILLER TOUT LE TEMPS

Tu as besoin de pauses. Peu importe combien vous essayez de passer à travers, la science nous dit que cela conduit généralement à des rendements décroissants. Alors, faites cette promenade. Sortez déjeuner. Passez du temps à vous entraîner. Ou, comme Ferguson, ne planifiez rien le mardi.

«Le mardi est mon jour fortuit où [je gère] les problèmes qui surviennent et qui doivent être résolus, ou je peux simplement prendre une journée de congé et profiter du temps de détente et de recharge», dit-il. Après qu'un diagnostic de diabète l'a amené à passer plus de temps à faire de l'exercice, ses mardis libres lui donnent le temps de récupérer ou de profiter d'autres moyens de se ressourcer, ce qui le rend globalement plus efficace. Pour gagner ce temps, dit-il, il doit également être discipliné quant à la façon dont il passe son temps les autres jours.

Parfois, le secret pour en faire plus n’est pas d’optimiser chaque minute, mais de trouver les choses que vous pouvez retirer de votre emploi du temps. De cette façon, vous réduisez non seulement le temps que vous consacrez à des tâches non essentielles, mais vous pouvez également trouver plus de temps pour vous-même.

Gwen Moran écrit sur les affaires, l'argent et divers autres sujets pour des publications et des sites Web de premier plan. Elle a été nommée parmi les 100 meilleures championnes des Small Business Influencer Awards en 2015, 2014 et 2012 et est co-auteur de The Complete Idiot's Guide to Business Plans (Alpha, 2010) et de plusieurs autres livres. Suite

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