How to get more done by doing less

私たちは 5 人の非常に生産的な人々に、時間を浪費する特定のタスクをどのように削減し、必要なタスクを合理化するかを尋ねました。

グウェン・モラン

優先する. よりスマートに作業. セルフケアを実践する.最適なパフォーマンスを発揮し、生産性を高めるためのアドバイスや戦略に事欠きません。

しかし、単に少ないことはどうですか？やることリストから不必要なタスクを切り落とすことができたら、またはそれらを最初から削除する方法を見つけて、さらに多くのことを成し遂げられると想像してみてください。

不必要な仕事を生活から切り離し、やらなければならないことを合理化することで、他の分野に費やすべき時間を解放できます。これを実現する方法を見つけたビジネスリーダーは次のとおりです。

不要な会議を捨てる

私たちのほとんど会議に時間をかけすぎる.ビジネスとイノベーションのコンサルタント会社の創設者、ダグラス・ファーガソン電圧制御との作者 プロトタイプを超えては、世界から無駄な会議をなくすことを使命としています。

彼の会社では、各会議に特定のアジェンダが必要です。それは、単なる論点のリストや、目的と結果の表明以上のものです。ミーティングの期待値と結果を前もって設定しないと、人々は成功するために何が必要かを明確に理解できない可能性がある、と彼は言います。

トピックについて具体的に説明し、さまざまな方法で参加する責任者を特定してください (例: インプットの提供、タスクの委任、意思決定など)。「多くの場合、それはあなたの会議がその目的を過ぎてしまったという事実を明らかにし、[あなた]はそれを持てない」と彼は言います.

一度に 1 つのことを行う

リーダーシップアドバイザーラース・サドマンProcter & Gamble Belgium の元最高財務責任者であるは、似たようなタスクをグループ化することで仕事を合理化できることに気付きました。これを彼は「ボクシング」と呼んでいます。

特定の期間、1 つのプロジェクトまたは執筆などの作業に集中するタイムボックス。フレームワークのボクシングは、何かを行うために特定のプロセスを適用します。何かを行う方法についてフレームワーク、つまり「ボックス」を定義することで、プロセスを合理化し、効率の悪い無駄な作業をなくすことができる、と彼は言います。

「有名な P&G One Page Memo はその一例です」と彼は言います。「これで、人々はすぐに始めることができます。それがボクシングの力でもあります。幅ではなく深さを許容し、[タスク] にどのようにアプローチするかを考えて時間を無駄にする必要はありません。」

不必要な決定を捨てる

ベン・ミジリー最高経営責任者（CEO）はいつでも、クランチフィットネスフランチャイズ、午前 4 時 30 分から午前 5 時の間に起床し、メールをクリアし、ニュースを読み、ワークアウトを行い、オフィスに向かいます。彼は同時に食事をスケジュールし、健康に良いものである限り、何を食べるかについて大騒ぎしません。

彼は午後 6 時までにオフィスのドアを出て、家族と時間を過ごします。電話は切ってください。彼は、生産性を最大限に高めるために十分な睡眠を確保するために、就寝時間を同じに保ちます。

それは少し住んでいるように感じるかもしれませんが マーモットの日、ミジリーは、習慣とルーチンを持つことで、不必要な意思決定を排除し、彼が最も生産的になり、人生で重要なことに時間を割くことができると言います.安定した日課を維持することで、彼はほとんどの夜、家で娘たちに物語を読んでいる、と彼は言います。「自分の人生を可能な限り予測可能にし、限られた時間の中で質の高い時間を [スケジューリングする] ことを知っていれば、ほとんどの人が 8 時間でできることと同じくらい、5 時間でできると私はいつも信じてきました。」

毎日のタスクを効率化

より詳細なレベルでは、システムはタスクを合理化し、不要な手順を排除できます。リーダーは通常、火を消すために長い時間を費やしている、と創業者のレイブン・ベリアは言うブランダラクシー、ブランドコンサルティング会社。「これらの火災の通常の原因は、適切なシステムとプロセスの欠如です」と彼は言います。

システムがあれば、物事がどのように行われるかが問題になることは決してない、と彼は言います。タスクの「誰が、何を、どのように」を計画します。また、費やした時間を記録し、同じ結果を達成するためのより効果的または効率的な方法があるかどうかを評価することもできます.

これを行うには、事前にいくつかの作業が必要ですが、膨大な時間を節約できます。また、トレーニングを促進し、より効果的に委任するのに役立ちます。「プロセスを文書化することで、私生活と職業生活の両方で、何をする必要があるかを考えるために多くの精神的エネルギーを浪費する必要がなくなります」と彼は言います。

できることはすべて自動化

セットアップには時間とお金がかかるかもしれませんが、自動化ツールとアプリを使用すると、膨大な数のタスクを削減できます。戦略とリーダーシップのコンサルタント、カーラ・ウッド. 「私はしばしば、顧客ごとに約 10 個の情報を入力するか、新しいビジネスを獲得するだけで、すべての KPI、収益、チームの結果などを追跡するために、何千もの計算が組み込まれた堅牢なスプレッドシートを作成します。これは、チームのすべての重要な優先事項を追跡するのに 1 つのビジネスが獲得するのに 3 分しかかからないことを意味し、毎週、毎月、四半期ごと、または毎年の照合と再編成に何時間もかける必要がなくなります」と彼女は言います。

Wood はまた、サブスクリプションベースのプロジェクト管理ツールと、自動または手動のワークフローまたはリマインダー付きの活動計画を作成できる顧客関係管理システムを推奨しています。「互いに対話するものを選択するか、Zapier のようなツールを使用してそれらの機能をリンクすることができます」と彼女は言います。

いつも仕事をやめて

休憩が必要です.いくら力を入れようとしても、科学は、そうすることが私たちに教えています通常、収益の減少につながります。だから、その散歩をしてください。昼食に出かけます。ワークアウトに時間を費やしましょう。または、ファーガソンのように、火曜日には何もスケジュールしないでください。

「火曜日は思いがけない日で、解決しなければならないことが起きたり、休みを取ってリラックスしたり、充電したりすることができます」と彼は言います。糖尿病の診断を受けて運動により多くの時間を費やすようになった後、彼の自由な火曜日は彼に回復のための時間を与えたり、他の方法で充電したりして、全体的により効率的になる.その時間を切り開くには、他の日の時間の使い方についても訓練する必要があると彼は言います。

より多くのことを行う秘訣は、毎分最適化することではなく、スケジュールから除外できるものを見つけることです。そうすることで、重要でないタスクに費やす時間を減らすだけでなく、自分のための時間を増やすこともできます。

Gwen Moran は、主要な出版物やウェブサイトにビジネス、お金、その他のさまざまなトピックについて書いています。彼女は、2015 年、2014 年、2012 年にスモールビジネスインフルエンサーアワードのトップ 100 チャンピオンに選ばれ、The Complete Idiot's Guide to Business Plans (Alpha、2010 年) やその他の書籍の共著者でもあります。 もっと

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