Wie Sie die 4 Aufmerksamkeitszustände Ihres Gehirns nutzen, um mehr zu erledigen

Anstatt traditionelle Zeitmanagementtechniken zu verwenden, müssen wir unsere Aufmerksamkeit und unseren Arbeitsablauf steuern.

VON STEPHANIE VOZZA

Von Zeitplänen bis hin zu To-Do-Listen: Viele von uns planen ihre Tage nach der Verwaltung von Minuten und Stunden, um das Beste aus jedem Tag herauszuholen. Sich auf die Zeit zu konzentrieren, sei jedoch ein fehlerhafter Produktivitätsansatz und werde nicht die besten Ergebnisse liefern, sagt er Maura Nevel Thomas, Autor von Aufmerksamkeitsmanagement: So schaffen Sie Erfolg und steigern die Produktivität – jeden Tag.

„Traditionelle Zeitmanagementschulungen wurden vor Jahrzehnten in eine Arbeitswelt eingeführt, die es nicht mehr gibt“, sagt sie. „Damals gab es Büros mit einer Tür. Wir hatten keine E-Mails und die Technologie war eine Schreibmaschine oder ein dummes Terminal. Diese Tage sind vorbei. Heutzutage ist die Menge an Ablenkungen unübertroffen. Wir haben Smartphones und jedes Jahr erhalten wir ein weiteres wichtiges Kommunikationstool wie Slack, das auf unsere Geräte übertragen wird. Selbst wenn wir die Ablenkungen bewältigen können, ertrinken wir in der Menge an Kommunikation, die wir haben.“

Es fühlt sich zwar natürlich an zu glauben, dass der Weg zur Produktivität darin besteht, sich auf Zeitmanagement zu konzentrieren, aber das ist eine Idee aus der Vergangenheit, die uns nicht mehr nützt, sagt Thomas. Stattdessen müssen wir unsere Aufmerksamkeit und unseren Arbeitsablauf steuern.

„Man kann die Zeit nicht kontrollieren, aber man kann seine Aufmerksamkeit kontrollieren“, sagt sie. „Wir alle können die Produktivität steigern, wenn wir unsere Arbeitsweise systematisieren können. Anstatt nach den neuesten Tipps und Tricks zu suchen, müssen wir an Aufmerksamkeit und Workflow-Management arbeiten, um die Produktivität zu verbessern. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Verhaltensweisen, die nicht von einer App oder Software ausgeführt werden.“

Um Aufmerksamkeitsmanagement zu üben, müssen Sie laut Thomas Ihre vier Gehirnzustände verstehen und wissen, wie sie sich auf Ihre Produktivität auswirken:

1. Reaktiv und abgelenkt: Dieser Zustand sei oberflächlich, sagt Thomas. Ihre Aufmerksamkeit ist geteilt und Sie versuchen möglicherweise, Multitasking zu betreiben. Sie arbeiten mit mehreren geöffneten Computerfenstern und sind empfänglich für Unterbrechungen. Thomas sagt, das sei der typische Zustand bei der Arbeit, aber wir sind uns oft nicht bewusst, wie abgelenkt wir sind.
2. Tagträumen: In diesem Zustand entscheide man sich, sich nicht auf etwas Bestimmtes zu konzentrieren, sagt Thomas. Wir haben kaum äußere Reize und lassen unsere Gedanken schweifen. Thomas sagt, dass dieser Zustand für Ihr Gehirn erholsam ist. Tagträumen lässt sich am besten in den Zwischenmomenten einsetzen, etwa beim Warten in der Schlange oder auf dem Weg zu einem Termin. Der Schlüssel liegt darin, nicht das Telefon herauszuholen, um sie zu füllen, sagt Thomas.
3. Konzentriert und achtsam: In diesem Zustand sind Sie völlig präsent und vermeiden Ablenkung bewusst. Sie müssen sich anstrengen, die Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. Ein Beispiel für Konzentration und Achtsamkeit wäre, wenn Sie in einem Vorstellungsgespräch sind, eine nachdenkliche Aufgabe oder kreative Aktivität erledigen oder einen Film im Kino schauen.
4. Fließen: Wenn Sie Glück haben, kann Ihr Gehirn von der Konzentration und Achtsamkeit zum Fluss übergehen, sagt Thomas. Das sei ein Zustand und kein Verhalten, sagt sie. Es ist, wenn Sie konzentriert und völlig in eine Aufgabe vertieft sind. Sie sind von Ihrem Selbstbewusstsein losgelöst und die Arbeit ist mühelos. Der Flow-Zustand entsteht, wenn man etwas tut, in dem man gut ist oder für das man trainiert ist, sagt Thomas.

NUTZUNG DER VIER STAATEN

Das ultimative Ziel des Aufmerksamkeitsmanagements besteht darin, zu erkennen, in welchem Gehirnzustand Sie sich befinden, und dann zu dem zu wechseln, der Ihnen hilft, in diesem Moment die besten Ergebnisse zu erzielen, sagt Thomas. Jeder der vier Gehirnzustände weist ein entsprechendes Maß an Aufmerksamkeit und Anstrengung bzw. Kontrolle auf.

Wenn Sie sich beispielsweise in einem reaktiven und abgelenkten Zustand befinden, während Sie versuchen, an einem Projekt zu arbeiten, werden Sie nicht in der Lage sein, die nötige Dynamik zu entwickeln. Dieser Zustand ist für konzentriertes Arbeiten nicht förderlich. Aber wenn Sie erkennen, wo Sie sich befinden, können Sie Schritte unternehmen, um in einen fokussierten oder achtsamen Zustand zu gelangen, sagt Thomas.

Reaktiv und abgelenkt erfordert keine Aufmerksamkeit, aber um in einen konzentrierten und achtsamen Zustand zu gelangen, müssen Sie die Kontrolle über Ihre Umgebung übernehmen. „Schließen Sie die Tür und schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos“, schlägt Thomas vor. Wenn Sie sich in einem Großraumbüro befinden, verwenden Sie ein Schild, das Ihre Verfügbarkeit signalisiert, oder tragen Sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Abhängig von der Art Ihrer Arbeit können Sie möglicherweise auch in einem leeren Konferenzraum, draußen auf einer Bank oder von zu Hause aus arbeiten.

„Sie müssen Kontrolle und Anstrengung über Ihre Aufmerksamkeit ausüben“, sagt Thomas. „Wenn wir reaktiv und ablenkend sind, üben wir keine Kontrolle aus.“ Wenn Sie lange genug konzentriert und aufmerksam bleiben, kann Ihr Gehirn Sie in einen Flow-Zustand versetzen. „Wir haben keine Kontrolle darüber“, sagt sie. „Flow ist mühelos.“

Der Zustand des Tagträumens erfordert ein geringes Maß an Aufmerksamkeit, erfordert aber ein hohes Maß an Kontrolle, sagt Thomas. „Hier möchte man den Geist nicht fokussieren, sondern schauen, wo er landet“, sagt sie. „In diesem Zustand verarbeiten und konsolidieren Sie die von uns aufgenommenen Informationen und verschieben sie in das Langzeitgedächtnis, damit wir später darauf zugreifen können. Der Schlüssel liegt darin, nicht nach einem Gerät zu greifen. Widerstehe dem Drang. Wir brauchen Disziplin, um daran teilzunehmen, was eine Fähigkeit des Workflow-Managements ist.“

Mit Ausnahme des Fließzustands haben wir die Möglichkeit zu entscheiden, in welchen Zustand wir eintreten, sagt Thomas. „Die meisten von uns bleiben den ganzen Tag im reaktiven und abgelenkten Zustand“, sagt sie. „Abgelenkt ist heutzutage die Natur unseres Arbeitsumfelds. Aber es gibt Zeiten, in denen Sie es vielleicht wählen möchten. Es kann sein, dass ein Manager Zeit braucht, um aus Ihrem Büro in den Bullpen zu gehen, in dem sich Ihr Team befindet, Verkehrspolizist zu spielen oder von einem Thema zum nächsten zu wechseln.“

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Alle vier Zustände sind hilfreich für die Produktivität, werden aber möglicherweise nicht zu gleichen Teilen benötigt. Thomas schlägt vor, eine Schätzung des Gehirnzustands zu erstellen, die zu Ihrem Arbeitsbereich passt.

„Wenn Sie zum CEO befördert wurden und jemanden als Nachfolger einstellen würden, ermitteln Sie im Idealfall, wie viel Prozent der Zeit die Person Ihrer Meinung nach in jedem Quadranten verbringen müsste, um Ihre Arbeit gut zu machen“, sagt sie. „Jeder muss zeitweise konzentriert und unabgelenkt sein. Für die meisten wird der Flow ein nützlicher Zustand sein, und der Zustand des Gedankenschweifens ist nützlich für Kreativität und Einsichten.“

Legen Sie einen ungefähren Prozentsatz fest, den Sie in jedem Quadranten halten sollten. Es gibt Ihnen einige Richtlinien, wie Sie Ihren Tag verbringen können. Wenn Sie beispielsweise beschließen, dass Sie 40% Ihrer Zeit konzentriert und ungestört verbringen sollten, können Sie sich dafür entscheiden, zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, sagt Thomas.

„Fähigkeiten im Aufmerksamkeitsmanagement sind entscheidend, um die Kontrolle zurückzugewinnen“, sagt sie. „Sie ermöglichen es Ihnen, Ihren Tag wieder auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren, sodass Sie bei sinnvoller Arbeit Fortschritte machen können, anstatt auf jede eingehende [Anforderung] Ihrer Aufmerksamkeit zu reagieren.“

© Fast Company 2020