FAST COMPANY: So verwandeln Sie Ihre To-Do-Liste in ein Produktivitätswerkzeug
Es wird wahrscheinlich erforderlich sein, Ihre Denkweise in einigen wichtigen Punkten zu ändern.
VON STEPHANIE VOZZA
Eine To-Do-Liste kann ein hilfreiches Hilfsmittel für den Tagesablauf sein, sie kann aber auch ein Ort sein, an dem Aufgaben verweilen und sterben. Wenn Sie den Tag mit unerledigten Dingen beenden oder Aufgaben immer wieder auf den nächsten Tag oder die nächste Woche übertragen, müssen Sie Ihre To-Do-Liste überarbeiten – einen Realitätscheck darüber, wie Sie Ihre Zeit verbringen und welche Erwartungen Sie haben.
Machen Sie sich klar, was wichtig ist
„Die meisten Menschen laufen herum und kennen ihre Prioritäten nicht“, sagt Romi Neustadt, Autorin von Man kann alles haben, nur nicht zur gleichen verdammten Zeit. „Sie müssen dort beginnen, bevor Sie zu Ihrer To-Do-Liste gelangen“, sagt sie. „Unsere Prioritäten sind die Dinge, die uns gerade am wichtigsten sind – Präsens. Es ist nicht verhandelbar, ihnen nicht zu dienen.“
Neustadt sagt, dass wir eigentlich nur die Bandbreite für zwei oder drei Prioritäten haben. „Sonst leben wir nicht authentisch, sind zerstreut und unerfüllt und füllen die Zeit mit Dingen, die uns nichts bedeuten.“
Sobald Sie Ihre Prioritäten kennen, sollte alles auf Ihrer To-Do-Liste diesen dienen. „Was unglaublich wichtig ist, ist, auf die ‚Sollten‘ zu achten, egal, ob man sie laut oder im Kopf ausspricht“, sagt sie. „Die Leute ‚sollten‘ überall. Wenn Sie „sollten“ hören oder denken, erfüllen Sie nicht Ihre Prioritäten.“
GEBEN SIE AUFGABEN EINEN WERT
Ganz gleich, ob Sie für sich selbst oder für jemand anderen arbeiten, betrachten Sie sich als den CEO Ihrer Zeit. Sehen Sie sich Ihre To-Do-Liste an und weisen Sie jeder Aufgabe eine Metrik oder einen Wert zu, beispielsweise einen Dollar pro Stunde, den Sie möglicherweise jemand anderem dafür zahlen müssen, schlägt vor Racheal Cook, Unternehmerstrategie-Coach.
„Durch die Zuweisung von Dollar-pro-Stunden-Werten zu bestimmten Aufgaben stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ressourcen richtig nutzen“, sagt sie. „Bewerten Sie Aufgaben von $10 pro Stunde für Verwaltungsaufgaben bis hin zu $10.000 pro Stunde für übergeordnete Strategie- und Vertriebsaufgaben.“ Dieser Ansatz verschafft Ihnen sofort Klarheit darüber, wie Sie Ihre Zeit in Ihr Unternehmen investieren.“
MESSEN SIE DIE DRINGLICHKEIT EINER AUFGABE
Cook verwendet gerne das Eisenhower-Matrix eine Master-To-Do-Liste in vier Abschnitte zu unterteilen: „dringend und wichtig“, „nicht dringend, aber wichtig“, „dringend und nicht wichtig“ und „nicht wichtig und nicht dringend“.
Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten heute erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten für später eingeplant werden. Wenn eine Aufgabe dringend, aber nicht wichtig ist, sollte sie an jemand anderen delegiert werden. Und eine Aufgabe, die nicht wichtig und nicht dringend ist, sollte beseitigt werden.
„Mit der Eisenhower-Matrix möchten Sie die meiste Zeit mit Aufgaben verbringen, die wichtig, aber noch nicht dringend sind – im Bereich von $1.000 bis $10.000 mithilfe der CEO Scorecard“, sagt sie. „So kommen Sie dieser To-Do-Liste einen Schritt voraus und kommen voran. . . nach vorne."
Stellen Sie das Schwierige an die erste Stelle
„Es ist die menschliche Tendenz, einfache Aufgaben ganz oben auf die To-Do-Liste zu setzen, weil es sich gut anfühlt, etwas zu erledigen“, sagt Neustadt. „Die Realität ist, dass die harten Dinge den Ausschlag geben und unser Leben beeinflussen“, sagt sie. „Das Schwierige ist, wenn man tatsächlich Dinge tut, die seinen Prioritäten dienen.“
Einfache Dinge zu tun kann zwar ein Zeichen dafür sein, dass man etwas erreicht hat, sie können aber auch eine Form des Aufschiebens sein, sagt Neustadt. „Wenn man die einfachen Dinge tut und keine Zeit für die schwierigen Dinge hat, lässt man die Angst siegen“, sagt sie. „Andere Dinge ganz oben auf die To-Do-Liste zu setzen, ist eine fadenscheinige Ausrede, um sich nicht mit schwierigen Dingen zu befassen.“
SEI GENAU
Lassen Sie nicht zu, dass sich Ihre To-Do-Liste in eine Blob-Liste verwandelt, warnt Sie Paul Rulkens, Präsident von Agrippa Consulting International. „Ein Blob ist eine vage, undefinierte und unklare Aktion“, sagt er. „Jede Aktion auf Ihrer To-Do-Liste muss daher ein ganz bestimmtes Ergebnis haben.“
Legen Sie neben der Definition der Aktion auch einen spezifischen Zeitrahmen für jede Aufgabe fest, sagt Dr. AJ Marsden, Assistenzprofessor für Human Services und Psychologie an der Beacon College. „Sie müssen bedenken, wie wichtig jede Aufgabe ist und welchen Zeitrahmen Sie für die Erledigung dieser Aufgabe haben“, sagt sie. „Erwägen Sie, ähnliche Aufgaben zu gruppieren.“
Wenn eine Aufgabe umfangreich ist, empfiehlt Marsden, sie in Abschnitte oder Phasen zu unterteilen, die im Laufe einiger Tage erledigt werden sollen.
MACHEN SIE EINEN TO-DO-LISTEN-SPRINT
Der schwierigste Teil bei der Bewältigung Ihrer To-Do-Liste kann darin bestehen, tatsächlich anzufangen. Karrierecoach Caroline Ouwerkerk von Caroline Ouwerkerk Consulting schlägt vor, in „Sprints“ zu arbeiten, um zu sehen, wie viel Sie in 60 Minuten erledigen können.
„Eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, einen Timer auf 15 Minuten einzustellen – und sich zu verpflichten, nicht auf Ihr Telefon zu schauen oder sich ablenken zu lassen, bis der Timer abläuft“, sagt sie. „Oft reicht das aus, um den anfänglichen Widerstand zu überwinden und in einen guten Arbeitsrhythmus zu kommen.“
Wenn Ihr Telefon eine zu große Ablenkung darstellt, empfiehlt Ouwerkerk die Verwendung des Wald-App, wo Sie virtuelle Bäume „pflanzen“ können, die „wachsen“, wenn Sie Ihr Telefon eine bestimmte Zeit lang nicht nutzen. „Nach einer Weile werden Sie davon besessen sein, Ihren virtuellen Garten voller verschiedener Arten von Bäumen, Blumen und Sträuchern anzulegen – und dabei Ihre To-Do-Liste zu erledigen“, sagt sie.
© Fast Company 2020
Tolle Tipps.