FAST COMPANY: To Do リストを生産性向上ツールに変える方法
いくつかの重要な方法で考え方を変える必要があるでしょう。
ステファニー・ヴォザ
やることリストは、1 日を実行するための便利なツールになる可能性がありますが、タスクが長引いたり死んだりする場所にもなり得ます。やり残したことで 1 日を終えたり、タスクを次の日または次の週に持ち越したりする場合は、To Do リストを作り直す必要があります。これは、自分の時間をどのように費やすか、および期待することについての現実的なチェックです。
重要なことを明確にする
ほとんどの人は、自分の優先順位を知らずに歩き回っています。 あなたはそれをすべて手に入れることができますが、同時にはできません. 「やることリストにたどり着く前に、そこから始めなければなりません」と彼女は言います。 「私たちの優先事項は、現在私たちにとって最も重要なこと、つまり現在形です。彼らにサービスを提供しないことは交渉の余地がありません。」
Neustadt 氏は、私たちには 2 つまたは 3 つの優先順位を付ける帯域幅しかないと言います。 「さもなければ、私たちは本物の生き方をしていません。散らばり、満たされないまま、自分にとってどうでもいいことで時間をつぶしてしまいます。」
優先順位がわかれば、やることリストのすべてが優先順位に役立つはずです。 「非常に重要なのは、声に出して言っているか、頭の中で言っているかにかかわらず、「すべきこと」に耳を傾けることです」と彼女は言います. 「人々はいたるところで「すべき」です。 「すべきだ」と聞いたり考えたりするとき、あなたは自分の優先事項を守っていません。」
タスクに価値を与える
あなたが自分自身のために働いているか、他の誰かのために働いているかにかかわらず、あなた自身がその日のCEOであると考えてください.やることリストを見て、すべてのタスクに指標または値を割り当てます。 レイチェル・クック、起業戦略コーチ。
「特定のタスクに 1 時間あたりの金額を割り当てることで、リソースを正しく活用できるようになります」と彼女は言います。 「管理タスクの 1 時間あたり $10 から、高レベルの戦略および販売関連タスクの 1 時間あたり $10,000 までのタスクをスコアリングします。このアプローチにより、ビジネスにどのように時間を投資しているかがすぐに明確になります。」
タスクの緊急度を測定する
クックは アイゼンハワー マトリックス マスター To Do リストを「緊急で重要」、「緊急ではないが重要」、「緊急で重要ではない」、「重要ではなく緊急ではない」の 4 つのセクションに分類します。
緊急かつ重要なタスクは、今日実行する必要があります。重要だが緊急ではないものは、後でスケジュールする必要があります。タスクが緊急で重要でない場合は、他の人に委任する必要があります。また、重要でも緊急でもないタスクは削除する必要があります。
「アイゼンハワー マトリックスを使用すると、CEO スコアカードを使用して $1,000 から $10,000 の範囲で、重要だがまだ緊急ではないタスクにほとんどの時間を費やすことができます」と彼女は言います。 「これが、そのToDoリストを先取りして移動する方法です. . .前方。"
ハードなものを最初に置く
ノイシュタット氏によると、何かをやり遂げると気分がいいので、簡単なタスクをやることリストの一番上に置くのは人間の傾向です。 「現実には、難しいことが針を動かし、私たちの生活に影響を与えるものです」と彼女は言います. 「難しいのは、自分の優先事項に役立つことを実際に行っているときです。」
簡単なことをすることで達成感が得られる一方で、それは先延ばしになる可能性もある、とノイシュタットは言います。 「簡単なことをやっていて、難しいことをする時間がないときは、恐怖に負けてしまいます」と彼女は言います。 「他のことをやることリストの一番上に置くのは、難しいことに取り組まないための口実です。」
具体的に
やることリストをブロブリストに変形させないでください。注意してください ポール・ルケンズ、社長 アグリッパ・コンサルティング・インターナショナル. 「ブロブは、漠然とした未定義の不明確なアクションです」と彼は言います。 「したがって、やることリストに対する行動には、非常に具体的な結果が必要です。」
アクションを定義するだけでなく、各タスクに特定の時間枠を割り当てることも重要です。 ビーコン カレッジ. 「各タスクの重要性と、そのタスクを完了するのに必要な時間枠を考慮する必要があります」と彼女は言います。 「類似したタスクをグループ化することを検討してください。」
タスクが大きい場合、マースデン氏は、タスクをいくつかのセクションまたはフェーズに分割して、数日かけて完了することを推奨しています。
やることリストのスプリントを行う
やることリストに取り組む上で最も難しい部分は、実際に始めることです。キャリアコーチ キャロライン・オウウェルケルク Caroline Ouwerkerk コンサルティング は、「スプリント」で作業して、60 分間でどれだけ完了できるかを確認することを提案しています。
「これを行う別の方法は、タイマーを 15 分間セットして、タイマーが鳴るまで携帯電話をチェックしたり、気を散らしたりしないことを約束することです」と彼女は言います。 「多くの場合、それだけで最初の抵抗を乗り越えて、良い仕事のリズムに乗ることができます。」
電話があまりにも気を散らすものである場合、Ouwerkerk は、 森のアプリ、一定時間携帯電話を操作しないと「成長」する仮想の木を「植える」ことができます。 「しばらくすると、さまざまな種類の木、花、茂みでいっぱいのバーチャル ガーデンを育てることに夢中になり、その過程でやることリストを完成させます」と彼女は言います。
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