FAST COMPANY : Comment transformer votre liste de tâches en un outil puissant de productivité
Cela nécessitera probablement de changer votre état d'esprit de quelques façons clés.
PAR STEPHANIE VOZZA
Une liste de tâches peut être un outil utile pour gérer votre journée, mais cela peut aussi être un endroit où les tâches vont s'attarder et mourir. Si vous terminez la journée avec des choses non faites ou si vous continuez à reporter des tâches au lendemain ou à la semaine suivante, vous avez besoin d'une refonte de la liste de tâches - une vérification de la réalité sur la façon dont vous passez votre temps, ainsi que vos attentes.
SOYEZ CLAIR SUR CE QUI EST IMPORTANT
La plupart des gens se promènent sans connaître leurs priorités, explique Romi Neustadt, auteur de Vous pouvez tout avoir, mais pas en même temps. "Vous devez commencer par là avant d'arriver à votre liste de choses à faire", dit-elle. "Nos priorités sont les choses qui sont les plus importantes pour nous en ce moment - le présent. Ne pas les servir n'est pas négociable.
Neustadt dit que nous n'avons vraiment que la bande passante pour avoir deux ou trois priorités. "Sinon, nous ne vivons pas de manière authentique, nous sommes dispersés et insatisfaits, remplissant le temps avec des choses qui ne nous importent pas."
Une fois que vous connaissez vos priorités, tout ce qui se trouve sur votre liste de choses à faire devrait les servir. "Ce qui est extrêmement important, c'est d'écouter les" devrait ", que vous les disiez à haute voix ou dans votre tête", dit-elle. « Les gens « devraient » partout. Lorsque vous entendez ou pensez « devrait », vous ne servez pas vos priorités. »
DONNER UNE VALEUR AUX TÂCHES
Que vous travailliez pour vous-même ou pour quelqu'un d'autre, considérez-vous comme le PDG de votre journée. Regardez votre liste de tâches et attribuez à chaque tâche une métrique ou une valeur, comme un montant en dollars par heure que vous devrez peut-être payer quelqu'un d'autre pour le faire, suggère Rachéal Cook, coach en stratégie entrepreneuriale.
"En attribuant des valeurs en dollars par heure à des tâches spécifiques, cela garantit que vous utilisez correctement vos ressources", dit-elle. « Évaluez les tâches de $10 par heure pour les tâches administratives jusqu'à $10 000 par heure pour la stratégie de haut niveau et les tâches liées aux ventes. Cette approche donne une clarté instantanée sur la façon dont vous investissez votre temps dans votre entreprise. »
MESURER L'URGENCE D'UNE TÂCHE
Le cuisinier aime utiliser le Matrice d'Eisenhower de décomposer une liste de choses à faire en quatre sections : « urgent et important », « non urgent mais important », « urgent et non important », et « non important et non urgent ».
Les tâches urgentes et importantes doivent être accomplies aujourd'hui. Ceux qui sont importants mais non urgents doivent être programmés pour plus tard. Si une tâche est urgente mais pas importante, elle doit être déléguée à quelqu'un d'autre. Et une tâche qui n'est ni importante ni urgente doit être éliminée.
"En utilisant la matrice Eisenhower, vous souhaitez consacrer la majeure partie de votre temps à des tâches importantes mais pas encore urgentes, dans la plage $1 000 à $10 000 en utilisant la carte de pointage du PDG", dit-elle. «C'est ainsi que vous devancez cette liste de tâches et que vous bougez. . . avant."
METTRE LE DUR EN PREMIER
C'est une tendance humaine à placer les tâches faciles en haut de la liste des choses à faire parce que ça fait du bien de rayer quelque chose, dit Neustadt. "La réalité est que les choses difficiles sont ce qui déplace l'aiguille et a un impact sur notre vie", dit-elle. "Le plus difficile, c'est quand vous faites réellement des choses qui servent vos priorités."
Bien que faire des choses faciles puisse vous donner un signe d'accomplissement, elles peuvent aussi être une forme de procrastination, dit Neustadt. "Lorsque vous faites les choses faciles et que vous n'avez pas le temps pour les choses difficiles, vous laissez la peur gagner", dit-elle. "Mettre d'autres choses en haut de la liste des choses à faire est une excuse farfelue pour ne pas passer aux choses difficiles."
ÊTRE SPÉCIFIQUE
Ne laissez pas votre liste de tâches se transformer en une liste de tâches, mises en garde Paul Rulkens, président de Agrippa Consulting International. "Un blob est une action vague, indéfinie et peu claire", dit-il. "Toute action sur votre liste de choses à faire doit donc avoir un résultat très précis."
En plus de définir l'action, attribuez également un délai spécifique pour chaque tâche, explique le Dr AJ Marsden, professeur adjoint de services sociaux et de psychologie à Collège de balise. "Vous devez tenir compte de l'importance de chaque tâche et du temps dont vous disposez pour l'accomplir", dit-elle. "Envisagez de regrouper des tâches similaires."
Si une tâche est importante, Marsden recommande de la décomposer en sections ou phases à accomplir en quelques jours.
FAIRE UN SPRINT DE LISTE DE TÂCHES
La partie la plus difficile de la gestion de votre liste de tâches peut être de commencer. Entraîneur de carrière Caroline Ouwerkerk de Caroline Ouwerkerk Consulting suggère de travailler en "sprints" pour voir ce que vous pouvez faire en 60 minutes.
"Une autre façon de faire est de régler une minuterie sur 15 minutes et de s'engager à ne pas vérifier votre téléphone ou à ne pas céder aux distractions jusqu'à ce que la minuterie se déclenche", dit-elle. "Souvent, c'est tout ce qu'il faut pour surmonter votre résistance initiale et entrer dans un bon rythme de travail."
Si votre téléphone est trop distrayant, Ouwerkerk recommande d'utiliser le Application forêt, où vous pouvez "planter" des arbres virtuels qui "poussent" si vous n'utilisez pas votre téléphone pendant un certain temps. "Après un certain temps, vous deviendrez obsédé par la croissance de votre jardin virtuel rempli de différentes variétés d'arbres, de fleurs et d'arbustes, et vous obtiendrez votre liste de tâches à faire dans le processus", dit-elle.
© Fast Entreprise 2020
Grands conseils.