Considérations liées au COVID-19 : vacances et prise de force
Par David J.Baron, Tao Leung & Zachary Siegel
Nous aimerions partager cet article du Chicago Tribune—« PTO Bomb » alors que les employés en manque de vacances font des demandes de congés.— avec une citation et un commentaire de David Baron, avocat spécialisé en droit du travail de Hogan Lovells. Comme nous l'avions prédit dans notre article de blog du 8 avril 2020 sur le sujet (republié ci-dessous), cet article traite des problèmes auxquels les employeurs sont confrontés et de ce qu'ils peuvent et doivent prendre en compte, alors qu'ils se préparent à un déluge de demandes de congés payés de la part des employés. .
Les employeurs s’inquiètent naturellement de la possibilité d’être contraints de mettre au chômage ou de licencier des employés en raison de la pandémie de COVID-19. Nous avons abordé certaines des considérations pertinentes, notamment la loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), la loi CARES (Coronavirus Aid, Relief and Economic Security) et les lois locales/étatiques qui incitent les employeurs à retenir leurs employés pendant la pandémie. ici, ici et de ici (entre autres articles). Cependant, à un moment donné, la pandémie s’atténuera et les employeurs devront se préparer aux problèmes qui pourraient survenir.
L’un de ces problèmes concerne les demandes des employés d’utiliser les congés payés (PTO) une fois la pandémie calmée. Les questions spécifiques incluent :
- Que se passe-t-il si de nombreux employés (ou tous) en manque de vacances souhaitent prendre leurs vacances ou leurs congés payés en même temps ?
- Un employeur peut-il limiter ou restreindre la prise de prise de force par ses employés ?
- Un employeur peut-il forcer ses employés à prendre une prise de force alors qu’ils sont relégués chez eux pendant la pandémie ?
La réponse à toutes ces questions : cela dépend.
La FFCRA, ainsi que les lois nationales et locales, offrent des prestations de congé liées au COVID-19 qui, pour la plupart, sont en plus de les autres droits aux congés d'un employé. Lorsque la pandémie s’atténuera, de nombreux employés auront peut-être encore accumulé des vacances à dépenser et voudront les utiliser.
Alors, que doivent faire les employeurs ? La réponse : réfléchissez à l’opportunité de revoir et de modifier les politiques existantes en fonction de vos besoins commerciaux attendus à court et à long terme en 2020.
La plupart des employeurs qui ont rédigé des politiques de prise de force se réservent le droit de modifier ces politiques à la discrétion de l'employeur. Sous réserve de la loi applicable dans votre juridiction, les employeurs doivent déterminer si, pendant la pandémie, ils peuvent et doivent modifier leurs politiques pour tenir compte des besoins commerciaux post-pandémiques. Certaines idées, qui peuvent être appropriées en fonction des circonstances spécifiques de l'employeur, comprennent :
- Imposer des dates d'interdiction fixes ou conditionnelles pendant les périodes de pointe prévues, pendant lesquelles il sera interdit ou limité aux employés de prendre la prise de force.
- Donner la priorité aux employés « essentiels » qui ont continué à travailler pendant la pandémie, et à ceux qui ont continué à travailler à distance à temps plein pendant la pandémie.
- Limiter, reporter ou interrompre l’accumulation future des prestations de prise de force qui dépassent ce qui est légalement requis.
- Insérez un « plafond » sur les heures de prise de force qui sera reporté jusqu'en 2021, conformément aux lois nationales ou locales applicables.
- Proposez le paiement des prises de force accumulées mais non utilisées (également appelées « rachat »), comme fin 2020.
- Pour les employeurs disposant de politiques de prise de force « illimitées », déterminez si ces politiques doivent être ajustées de manière temporaire ou ultérieure pour tenir compte des besoins commerciaux anticipés.
Bien entendu, en fonction de vos objectifs, des changements de politique supplémentaires au-delà de ces suggestions peuvent être justifiés.
Dans le même temps, les employeurs doivent être conscients de la manière dont les changements politiques seront perçus par les employés. Bien qu'il soit essentiel de s'assurer que les employés soient disponibles pour servir l'entreprise en cas de besoin, une action perçue par les employés comme trop dure pendant cette période difficile pourrait entraîner d'importants problèmes de moral sur le lieu de travail. Les employeurs doivent prendre grand soin de décider non seulement des mesures à prendre, le cas échéant, mais également du moment où ces mesures doivent être prises et de la manière de les communiquer au personnel.
Gardez à l’esprit que les employeurs de la plupart des juridictions ne peuvent pas supprimer les prises de force déjà accumulées. Dans la majorité des juridictions américaines, les prises de force accumulées mais non utilisées sont considérées comme un salaire gagné.
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